(English below)

Kære medlemmer

Så er der godt nyt! På torsdag d. 17. juni lancerer vi et spritnyt medlemssystem. Det er et spændende projekt, som har været længe undervejs, og vi håber, at I vil kunne lide det og vil sende konstruktiv feedback til it@kbhff.dk. Hvis I oplever problemer med systemet, så lad os høre om det via vores rapporteringsformular.

I kan bruge vores velkomstguide til at lære systemet at kende.

Hvis du kunne tænke dig at se en live demonstration af systemet, vil Julie fra IT gruppen vise de vigtigste funktioner frem online tirsdag d. 22. juni kl 17-18 og søndag d. 27. juni kl 16.30-17.30. Link til videomødet findes nederst på denne side. Præsentationen bliver på engelsk, men man kan stille spørgsmål på dansk.

Hvad du skal vide:

1- Dine data bliver overført fra den gamle database til den ny.

  • Du kan bruge dit nuværende kodeord og medlemsnummer.
  • Dine nuværende ordrer bliver overført til det ny system.
  • Du vil blive bedt om at acceptere KBHFFs vilkår for brug af personlige data, når du logger ind. Hvis du ikke accepterer vilkårene, bliver dit medlemskab opsagt straks, og du vil miste uafhentede ordrer, der allerede er i systemet.
  • I det ny system kan du kun have én emailadresse tilknyttet din medlemskonto. Hvis du har en sekunder mailadresse tilknyttet nu, vil denne blive slettet.

2- I det ny system kommer du til at have status som enten frivillig eller støttemedlem. Læs om medlemstyperne her.

  • De fleste af jer kommer til at have status som frivillig og forventes som hidtil at bidrage til KBHFF med 3 timers frivilligt arbejde om måneden.
  • Hvis du hidtil har købt støtteposer, kommer du nu til at få status som støttemedlem, og der forventes fortsat ikke frivilligt arbejde af dig.
  • Du kan ændre din medlemstype ved at snakke med butiksvagten, når du henter grønsager, eller skrive til it@kbhff.dk eller til din lokalafdeling. Du kan ikke selv ændre medlemstype.

3- Det ny system vil bede dig betale det årlige kontingent, første gang du placerer en ordre, medmindre du er blevet medlem af KBHFF efter 1. maj 2021. Fremover vil din kontingentbetaling automatisk blive trukket en gang om året, hvis du har gemt information om et betalingskort i systemet. Vi sender en mail om den automatiske betaling en uge eller to før den bliver trukket, og du kan altid fravælge automatisk kontingentbetaling på Min Side. Hvis dit kontingent ikke betales automatisk, vil du blive bedt om det, når du logger på efter betalingsdatoen.

Ny funktioner:

Det ny system indeholder et nyt design og giver adgang til særlige praktiske funktioner for hver type hverv, man kan have som frivillig i KBHFF (butiksvagt, kommunikationsgruppe, indkøbsgruppe, osv.). Herudover giver det ny system mere fleksibilitet for alle medlemmer:

Selvbetjening hjemmefra:

  • Ny medlemmer kan tilmelde sig hjemmefra, og eksisterende medlemmer kan selv flytte afdeling. De relevante afdelinger får automatisk en mail om oprettelsen/ændringen.
  • Man kan betale med VISA/Mastercard (ikke kun Dankort).
  • Man kan selv opsige sit medlemskab.

Nemmere betaling og regnskab i butikkerne:

  • Man kan betale med VISA/Mastercard såvel som Mobile Pay og kontanter.
  • For butiksvagterne: Kasseregnskabet, som opgøres hver onsdag, bliver nu integreret direkte i systemet fremfor at være en Google-formular.

Med kærlige grønne hilsener
IT arbejdsgruppen: Sarah, Julie, Josh, Clemens, Julius, Daniel, Michal, Jonathan, Alexander and Frederik.
think.dk / parentNode holdet: Martin and Søren

Dear members,

Great news! On Thursday the 17th of June, we will launch our brand new member system.
It has been a long and exciting project and we hope that you will like it and give us constructive feedback (it@kbhff.dk). If you encounter any problems using the site, please use our issue reporting form to let us know.

See our Welcome guide to discover the system.

If you'd like a live demo, Julie from IT gruppen will show the main functionalities on Tuesday the 22nd of June (17:00-18:00) and on Sunday the 27th of June (16:30-17:30). You can find a link to participate in the demo here. It will be in English but you can ask questions in Danish.

What you should know:

1- Your data will be transferred from the old database to the new one.

  • You will be able to use your current password and member number.
  • Your current orders will be transferred.
  • Here are the terms for our use of personal data, which you'll be asked to accept when you log in. If you do not accept the terms, your membership will be terminated immediately and you will lose all orders in the system that you haven't collected.
  • In the new system, you will only be able to have one email address associated with your membership account. If you have a secondary email in your account, this will be deleted.

2- In the new system, you will either have a frivillig or a støttemedlem membership. Read about our membership types here.

  • Most of you will be “frivillig” (volunteer): you are expected to contribute to KBHFF’s processes by working 3 hours per month.
  • If you have been buying støtteposer until now, you will be a støttemedlem and you are not expected to volunteer for KBHFF.
  • You can change your membership type by asking it@kbhff.dk, or your department, or someone in the shop (butiksvagt). You cannot change your membership type on your own.

3- The new system will ask you to pay your annual membership fee (kontingent) the first time that you place an order (unless you joined KBHFF after the 1st of May 2021). In future years, if you have credit card information stored in the system, then kontingent will be renewed automatically. We will send a warning email a week or two before this happens, and you can opt out of the automatic renewal on Min Side at any point. If you don't pay kontingent automatically in this way, then you will be asked to pay at your next login.

New features:

In addition to a new design and special features for central group members, the new system will offer more flexibility to all members.

From home:

  • New members will be able to register from home directly, and existing members can move departments themselves. An email will be automatically sent to the departments.
  • You will be able to pay with VISA/Mastercard (not only Dankort).
  • You will be able to delete your account yourself (opsig) if you wish to leave KBHFF.

In the shop:

  • You will be able to pay with VISA/Mastercard in the shops as well, along with the traditional Mobilepay and cash.
  • For butiksvagt: the kasseregnskab (accounting every Wednesday) will now be integrated in the system (instead of the google form).

With green and warm greetings,
IT working group: Sarah, Julie, Josh, Clemens, Julius, Daniel, Michal, Jonathan, Alexander and Frederik.
think.dk / parentNode team: Martin and Søren